Android/iOS: In diesen Versionen ist der Befehl nicht frei verfügbar, siehe Anfang dieses Kapitels.
Sie können ein Dokument auch in eine PDF-Datei ausgeben.
PDF-Dateien lassen sich auf praktisch jedem Computer betrachten, sofern dort ein geeignetes Anzeigeprogramm (zum Beispiel der "Adobe Reader") installiert ist. Alle Formatierungen und Objekte (Grafiken etc.) des Dokuments werden dabei originalgetreu wiedergegeben. Folienübergänge und Animationen werden allerdings nicht dargestellt.
Um von einem Dokument eine PDF-Datei zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:
| 1. | Rufen Sie den Ribbonbefehl Datei | Gruppe Dokument | Exportieren als  | PDF auf. |
| 2. | Es erscheint ein Dialogfenster. Nehmen Sie darin die gewünschten Einstellungen vor (siehe unten) und bestätigen Sie mit OK. |
| 3. | Nun erscheint ein weiteres Dialogfenster. Geben Sie darin den Dateinamen an, unter dem die PDF-Datei gespeichert werden soll, und bestätigen Sie mit OK. |
Die PDF-Datei wird nun erzeugt. Um sie zu betrachten, starten Sie ein geeignetes Anzeigeprogramm und öffnen die Datei darin.
Tipp: Falls auf Ihrem Gerät kein Anzeigeprogramm für PDF-Dokumente installiert ist, suchen Sie mit Ihrem Web-Browser einfach nach "PDF Viewer". Sie werden zahlreiche geeignete Programme finden; viele davon sind kostenlos.
Im Dialogfenster des obigen Befehls können Sie folgende Einstellungen zum PDF-Export vornehmen:
Karteikarte Allgemein
Auf dieser Karteikarte können Sie festlegen, ob nur Teile des Dokuments ausgegeben werden sollen, und weitere Einstellungen machen. Die Optionen entsprechen weitgehend denen des Ribbonbefehls Datei | Drucken, der im Abschnitt Drucken einer Präsentation beschrieben wurde.
Darüber hinaus sind folgende Optionen zusätzlich verfügbar:
▪Lesezeichen für Folien anlegen
| Wenn diese Option aktiviert ist, legt Presentations in der PDF-Datei automatisch ein Lesezeichen für jede Folie an, die das Dokument enthält. |
| In Ihrem PDF-Betrachter werden diese Lesezeichen dann in einer Leiste links vom Dokument angezeigt. Sie können diese Leiste wie ein interaktives Inhaltsverzeichnis verwenden: Klicken Sie eines der Lesezeichen an, springt ihr PDF-Betrachter blitzschnell zur entsprechenden Folie in der PDF-Datei. |
| Tipp: Falls diese Leiste bei Ihrem PDF-Betrachter nicht angezeigt werden sollte, suchen Sie darin nach einem Befehl zum Anzeigen von Lesezeichen und aktivieren Sie diesen. |
▪Tagged PDF erzeugen
| Wenn diese Option aktiviert ist, werden in der PDF-Datei auch Informationen über die logische Struktur des Dokuments gespeichert. |
| Diese Informationen sorgen dafür, dass Ihre PDF-Dateien barrierefrei sind und beispielsweise auch mit PDF-Betrachtern verwendet werden können, die den Inhalt des Dokuments in Blindenschrift wiedergeben oder ihn vorlesen. |
▪Zurücksetzen (siehe Schaltfläche "Zurücksetzen" am Ende dieses Abschnitts)
Karteikarte Einstellungen
Auf dieser Karteikarte können Sie Einstellungen zur Ausgabequalität vornehmen:
▪AutoForm-Optionen
| Hier lässt sich die Qualitätsstufe (sprich: Auflösung) einstellen, mit der AutoFormen und alle anderen Arten von Zeichnungen exportiert werden. Je höher die Qualitätsstufe, desto größer wird die erzeugte PDF-Datei. |
▪Grafikoptionen
| Hier können Sie festlegen, ob Bilder mit einer verlustfreien Komprimierung oder der verlustbehafteten JPEG-Komprimierung gespeichert werden sollen. Bei der JPEG-Komprimierung lässt sich weiterhin die Qualitätsstufe einstellen. |
Tipp: Normalerweise sollten Sie hier die verlustfreie Komprimierung wählen, da sie optimale Qualität gewährleistet. Enthält Ihr Dokument allerdings viele Bilder (speziell Fotos), kann dies zu einer sehr großen PDF-Datei führen. In diesem Falle ist die Verwendung der JPEG-Komprimierung zu empfehlen, da diese Fotos erheblich stärker komprimieren kann.
| Die Option Für Transparenzen Alphakanal verwenden bestimmt, ob für die Darstellung von Transparenzen in Grafiken und Zeichnungen ein "Alphakanal" verwendet werden soll. Normalerweise sehen diese am besten aus, wenn diese Option eingeschaltet ist. Manche PDF-Betrachter stellen Alphakanäle jedoch fehlerhaft dar, weshalb Sie diese Option auch abschalten können. |
▪Weitere Optionen
| Presentations-Dokument einbetten: Speichert eine Kopie des Presentations-Dokuments innerhalb der PDF-Datei. Sie können diese PDF-Datei dann direkt in Presentations öffnen, worauf das Programm die Presentations-Datei daraus extrahiert und anzeigt. |
| Die Datei nach dem Export im PDF-Betrachter öffnen: Startet nach dem Erzeugen der PDF-Datei automatisch Ihren PDF-Betrachter (sofern einer installiert ist) und zeigt die Datei darin an. |
| Für Hyperlinks relative Pfade verwenden: Wandelt den Dateipfad von Hyperlinks (Verknüpfungen) auf Dateien automatisch in einen relativen Pfad (statt eines absoluten Pfads) um. Wenn Sie also beispielsweise einen Link auf die Datei C:\Dokumente\Listen\Test.txt eingefügt haben und die PDF-Datei in den Ordner C:\Dokumente exportieren, wird dieser Link automatisch in "Listen\Test.txt" umgewandelt. |
▪Schriftoptionen
| Über die Option Schriften einbetten können Sie festlegen, ob die im Dokument verwendeten Schriftarten in die PDF-Datei eingebettet werden sollen. |
| Ist das Einbetten von Schriften eingeschaltet, wird die erzeugte PDF-Datei auf jedem Computer in den ursprünglich verwendeten Schriften angezeigt – auch wenn diese Schriften dort nicht installiert sind. Ist die Option hingegen ausgeschaltet, wird die PDF-Datei mit automatisch gewählten Ersatzschriften dargestellt. |
| Die Option Nur verwendete Zeichen einbetten bestimmt, ob beim Einbetten von Schriften jeweils alle Zeichen einer Schrift oder nur die tatsächlich im Dokument vorkommenden Zeichen eingebettet werden sollen. Das Einschalten dieser Option hat den Vorteil, dass die Dateigröße der PDF-Datei nicht so stark anwächst. |
▪Langzeitarchivierung
| Über diese Option können Sie zur Erstellung normenkonformer PDF-Dateien aus verschiedenen Varianten im Standard PDF/A auswählen. Dieses standardisierte Format erlaubt die längerfristige Archivierung von Dokumenten und gilt als Voraussetzung, wenn Dokumente unveränderbar und originalgetreu gespeichert werden müssen. |
▪Zurücksetzen (siehe Schaltfläche "Zurücksetzen" am Ende dieses Abschnitts)
Karteikarte Ansicht
Diese Karteikarte enthält erweiterte Optionen zur Darstellung der PDF-Datei in einem PDF-Betrachter:
▪Navigationsfenster
| Bestimmt, was im Navigationsfenster des PDF-Betrachters angezeigt werden soll. (Das Navigationsfenster ist die Leiste, die links von der PDF-Datei angezeigt wird.) |
| Standard: Standardeinstellung des PDF-Betrachters verwenden |
| Keine Navigation: Im Navigationsfenster nichts anzeigen |
| Lesezeichen: Im Navigationsfenster alle Lesezeichen des Dokuments anzeigen |
| Miniaturseiten: Im Navigationsfenster Miniaturansichten aller Seiten des Dokuments anzeigen |
▪Vergrößerungsstufe
| Bestimmt, mit welcher Vergrößerungsstufe (Zoom) die PDF-Datei angezeigt werden soll: |
| Standard: Standardeinstellung des PDF-Betrachters verwenden |
| Ganze Seite: Vergrößerungsstufe so einstellen, dass die gesamte Seite zu sehen ist |
| Seitenbreite: Auf die Seitenbreite zoomen |
| Seitenhöhe: Auf die Seitenhöhe zoomen |
| Benutzerdefiniert: Eigene Vergrößerungsstufe in Prozent festlegen |
▪Seitenlayout
| Bestimmt, mit welchem Layout die Seiten dargestellt werden sollen: |
| Standard: Standardeinstellung des PDF-Betrachters verwenden |
| Einzelne Seiten: Als einzelne Seiten anzeigen |
| Doppelseiten - ungerade Seiten links: Als Doppelseiten anzeigen (mit den ungeraden Seiten auf der linken Seite) |
| Doppelseiten - ungerade Seiten rechts: Als Doppelseiten anzeigen (mit den ungeraden Seiten auf der rechten Seite) |
▪Weitere Einstellungen
| Hier finden Sie folgende zusätzliche Optionen: |
| Dokumententitel anzeigen: Zeigt in der Titelleiste des PDF-Betrachters den Titel des Dokuments (statt seines Dateinamens) an. Tipp: Den Titel können Sie auf der Karteikarte Infos im Dialogfenster des Befehls Datei | Eigenschaften eintragen. |
| PDF-Betrachter auf Bildschirm zentrieren: Zentriert das Programmfenster des PDF-Betrachters nach dem Öffnen der PDF-Datei automatisch in der Bildschirmmitte. |
| Vollbildmodus: Schaltet den PDF-Betrachter nach dem Öffnen der PDF-Datei automatisch in den Vollbildmodus. |
| Menüleiste verbergen: Blendet die Menüleiste des PDF-Betrachters aus. |
| Symbolleisten verbergen: Blendet sämtliche Symbolleisten des PDF-Betrachters aus. |
| Steuerelemente verbergen: Blendet die Steuerelemente für das Navigationsfenster aus. |
▪Zurücksetzen (siehe Schaltfläche "Zurücksetzen" am Ende dieses Abschnitts)
Karteikarte Schutz
Mit Hilfe dieser Karteikarte können Sie die zu erzeugende PDF-Datei verschlüsseln und mit einem Kennwort vor dem Öffnen oder Abändern durch Unberechtigte schützen.
▪Art der Verschlüsselung
| Hier können Sie bestimmen, ob die PDF-Datei verschlüsselt werden soll. Neben einer 40 Bit-Verschlüsselung, die mit relativ wenig Zeitaufwand zu knacken ist, ist auch die erheblich sicherere 128 Bit-Verschlüsselung verfügbar. |
Hinweis: Die anderen Optionen in diesem Dialogfenster werden erst verfügbar, wenn Sie eine Verschlüsselungsart ausgewählt haben.
▪Kennwort zum Öffnen des Dokuments
| Wenn Sie hier ein Kennwort eingeben, fragt der PDF-Betrachter beim Öffnen der PDF-Datei nach diesem Kennwort. Wird ein falsches Kennwort eingegeben, kann der Anwender die Datei nicht öffnen. |
| Wenn Sie nichts eingeben, kann jedermann die Datei ohne Kennwort öffnen. |
▪Kennwort zum Setzen von Zugriffsrechten
| Des Weiteren können Sie die Zugriffsrechte für die PDF-Datei einschränken. Geben Sie dazu ein Kennwort für das Ändern der Rechte ein. Legen Sie dann mit Hilfe der Optionen im Bereich Zugriffsrechte fest, welche Rechte Anwender haben sollen. |
| Hintergrundinformation: Manche PDF-Betrachter verfügen über einen Befehl zum Ändern der Zugriffsrechte. Ruft ein Anwender diesen Befehl auf, darf er nur fortfahren, wenn er das Kennwort eingibt, das Sie hier festgelegt haben. |
▪Zugriffsrechte
| Hier können Sie bestimmen, welche Zugriffsrechte Anwender auf die PDF-Datei haben sollen, wenn sie diese in einem PDF-Betrachter öffnen. (Nur verfügbar, wenn Sie oben ein Kennwort für das Setzen von Zugriffsrechten eingegeben haben.) |
▪Zurücksetzen (siehe unten, Schaltfläche "Zurücksetzen")
Schaltfläche "Zurücksetzen"
Alle Änderungen an den PDF-Exportoptionen werden als globale Einstellungen in Presentations beibehalten und daher für den nächsten Export eines PDF-Dokuments übernommen. Sie können die ursprünglichen Standardeinstellungen wiederherstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen in der linken unteren Ecke des Dialogfensters klicken.
Diese Schaltfläche können Sie auf jeder Karteikarte des Dialogfensters PDF-Export anklicken, es werden dabei die Optionen aller Karteikarten auf einen Schlag zurückgesetzt.