Einige Zeichen lassen sich über die Tastatur nicht direkt eingeben – zum Beispiel das Copyrightzeichen, das Promillezeichen oder Akzentzeichen aus anderen Sprachen. Bei Presentations können Sie diese sogenannten Sonderzeichen bequem über die integrierte Zeichentabelle in den Text einfügen.
Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
| 1. | Rufen Sie das Dialogfenster über den Ribbonbefehl Einfügen | Sonderzeichen  (in der Gruppe Text) auf, indem Sie direkt auf das Symbol klicken. |
| Tipp: Wenn Sie nicht auf das Symbol selbst, sondern auf den Pfeil des Symbols klicken, öffnet sich eine kleine Auswahl der zuletzt benutzten Sonderzeichen zur schnellen Anwendung. Mit Weitere rufen Sie wiederum das Dialogfenster auf. |
| 2. | In dem Dialogfenster werden Ihnen alle in der derzeit gewählten Schrift verfügbaren Zeichen angeboten. Über die aufklappbare Liste Schriftart können Sie bei Bedarf eine andere Schriftart wählen. |
| 3. | Über die aufklappbare Liste Subset können Sie zu einem bestimmten Bereich des Zeichensatzes springen. Wählen Sie beispielsweise Kyrillisch, um zu den kyrillischen Zeichen zu gelangen (sofern in der gewählten Schriftart welche vorhanden sind). |
| Hinweis: Viele Schriften enthalten nur einen kleinen Teil des verfügbaren Zeichensatzes. Ein besonders großes Reservoir an Zeichen ist in den bei Ihrem Betriebssystem mitgelieferten Standardschriften vorhanden. Bei Windows sind dies zum Beispiel die Schriften Arial, Tahoma und Times New Roman. |
| 4. | Selektieren Sie das einzufügende Zeichen mit den Pfeiltasten und betätigen Sie die Eingabetaste↵ oder führen Sie einen Doppelklick auf das Zeichen aus, um es in den Text einzufügen. |
| 5. | Sie können nun auf die gleiche Weise noch weitere Zeichen einfügen oder das Dialogfenster mit der Schaltfläche Schließen beenden. |
Tipp für Windows-Anwender: Die meisten Windows-Versionen enthalten zwei Symbolschriften namens Symbol und Wingdings. Darin finden Sie zahlreiche nützliche Symbole (Telefonsymbole, Bullets etc.).
Wenn Sie ein bestimmtes Sonderzeichen besonders häufig benötigen, können Sie ihm jederzeit ein Tastenkürzel geben. Dies hat den Vorteil, dass Sie das Zeichen dann blitzschnell mit einem einzigen Tastendruck in den Text einfügen können.
Um einem Sonderzeichen ein Tastenkürzel zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:
| 1. | Rufen Sie den Ribbonbefehl Einfügen | Sonderzeichen zum Öffnen des Dialogfensters auf. |
| 2. | Wählen Sie das Sonderzeichen, dem Sie ein Tastenkürzel geben möchten. |
| 3. | Klicken Sie neben der Option Tastenkürzel auf die Schaltfläche Ändern. |
| 4. | Es erscheint ein weiteres Dialogfenster. Betätigen Sie hier im Eingabefeld Neues Tastenkürzel drücken die gewünschte Tastenkombination (beginnend mit Strg oder Alt). |
| Wir empfehlen Ihnen, stets Tastenkombinationen mit den Tasten Strg und Umschalt zu verwenden, da diese normalerweise nicht belegt sind. Wenn Sie eine Tastenkombination betätigen, die bereits belegt ist, wird unter dem Eingabefeld Neues Tastenkürzel drücken angezeigt, womit diese momentan belegt ist. Sie sollten dann die RücktasteÕ betätigen, um Ihr Tastenkürzel wieder zu löschen und eine andere Tastenkombination verwenden. Andernfalls überschreiben Sie die Tastenkombination eines anderen Presentations-Befehls. |
| 5. | Nicht vergessen: Klicken Sie auf Hinzufügen, um dem Zeichen dieses Tastenkürzel zuzuweisen. |
| 6. | Bestätigen Sie mit OK und verlassen Sie den Hauptdialog mit Schließen. |
Von nun an können Sie dieses Sonderzeichen mit der entsprechenden Tastenkombination in den Text einfügen.
Hinweis: Das Tastenkürzel merkt sich nur das ausgewählte Zeichen, nicht jedoch die gewählte Schriftart.
Sonderzeichen über ihren Zeichencode einfügen
Es gibt noch eine andere Methode zum Einfügen von Sonderzeichen: Tippen Sie dazu dessen hexadezimalen Zeichencode (Unicode) ein, und betätigen Sie dann die Tastenkombination Strg+Alt+Umschalt+X.
Wenn Sie beispielsweise 20AC eingeben und dann diese Tastenkombination drücken, erhalten Sie ein Eurozeichen €, da dieses in der Unicode-Zeichentabelle den Zeichencode 20AC hat.
Hinweis: Der Unicode-Wert wird im weiter oben beschriebenen Dialogfenster beim Anklicken eines Sonderzeichens angezeigt.
Sonderzeichen über Alt + Nummernblock einfügen
Und hier noch eine weitere Methode zum Einfügen eines Sonderzeichens, über dessen ASCII Code: Halten Sie dazu die Taste Alt gedrückt, und geben Sie dabei die entsprechende Ziffernfolge ein (nur über den Nummernblock möglich!). Bitte achten Sie auch darauf, dass der Nummernblock über die Num-Taste aktiviert ist.
Wenn Sie beispielsweise Alt+0128 eingeben, erhalten Sie ein Eurozeichen €, sobald Sie die Alt-Taste losgelassen haben.
Hinweis: Den ASCII Code eines Sonderzeichens können Sie sich in Windows über den Suchbegriff "Zeichentabelle" anzeigen lassen.
Mac/Linux: Auf manchen Systemen (inklusive macOS und einigen Linux-Distributionen) funktionieren diese Tastenkombinationen nicht.
Anwenden ausgewählter Formatierungs- und Sonderzeichen über das Symbol "Zeichen"
Über den Ribbonbefehl Einfügen | Zeichen 
(in der Gruppe Text) öffnen Sie ein Menü mit einigen speziellen Formatierungs- und Sonderzeichen, beispielsweise:
▪Weiches / Geschütztes Trennzeichen: siehe Abschnitt Silbentrennung
▪Geschütztes Leerzeichen: siehe Abschnitt Geschütztes Leerzeichen
▪Gedankenstriche und Leerzeichen verschiedener Breite
▪Auslassungspunkte ("Ellipse") und einige weitere nützliche Sonderzeichen.
Tipp: Klicken Sie in diesem Menü auf das Symbol 
ganz rechts des Zeichens, lässt sich bei Bedarf dem Zeichen direkt ein eigenes Tastenkürzel zuweisen.
Weitere Informationen zum Ändern der Tastaturbelegung finden Sie im Abschnitt Tastenkürzel anpassen. Die in jenem Abschnitt beschriebenen Tastenkürzel lassen sich für Sonderzeichen bearbeiten, indem Sie in dem Dialogfenster in der linken oberen Liste Kategorien den Eintrag "Zeichen" auswählen.