PlanMaker verfügt über eine Reihe von Datenbankfunktionen, mit denen Sie einen Tabellenbereich, der wie eine Datenbank aufgebaut ist, abfragen und auswerten können.
Alle Datenbankfunktionen erwarten folgende Argumente:
FUNKTIONSNAME(Datenbankbereich; Spalte; Suchkriterienbereich)
So berechnet die Funktion DBSUMME beispielsweise die Summe all derjenigen Zellen in einem Datenbankbereich, die sich in der angegebenen Spalte befinden und den im Suchkriterienbereich angegebenen Bedingungen entsprechen.
Um die Datenbankfunktionen einsetzen zu können, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
Anlegen eines Datenbankbereichs
Ein Datenbankbereich ist ein beliebiger Zellbereich mit den auszuwertenden Daten. Er muss wie folgt aufgebaut sein:
▪Die erste Zeile muss jeweils eine eindeutige Beschriftung für die darunter liegende Spalte enthalten (zum Beispiel Menge, Preis etc.).
▪Die Daten müssen zeilenweise eingetragen werden.
Jede Zeile des Datenbankbereichs entspricht also dem, was man bei Datenbankprogrammen als Datensatz bezeichnet, die Spalten entsprechen den Datenbankfeldern.
Anlegen eines Suchkriterienbereichs
Der Suchkriterienbereich ist ein weiterer Zellbereich. In diesen können Sie beliebige viele Suchkriterien eingetragen.
Der Suchkriterienbereich muss wie folgt aufgebaut sein:
▪Wichtig: Der Suchkriterienbereich muss sich oberhalb des Datenbankbereichs befinden. Weiterhin darf er den Datenbankbereich nicht überlappen.
▪Auch hier muss die erste Zeile Beschriftungen für die Spalten enthalten. Wenn Sie beispielsweise Suchkriterien für die Spalten festlegen wollen, die Sie im Datenbankbereich mit den Überschriften Menge und Preis versehen haben, müssen Sie auch hier Menge und Preis eintragen.
▪Unter den Beschriftungen sind die zu erfüllenden Bedingungen einzutragen. Dies können sowohl Einzelwerte als auch Vergleiche wie ">42" oder "<10" sein.
▪Sind mehrere Suchbedingungen in der gleichen Zeile eingetragen, müssen die Bedingungen in Spalte 1 und Spalte 2 und Spalte 3 etc. erfüllt werden.
▪Sind mehrere Zeilen mit Suchbedingungen eingetragen, müssen die Bedingungen in Zeile 1 oder Zeile 2 oder Zeile 3 etc. erfüllt werden.
Anwenden der Datenbankfunktionen
Nachdem Sie Datenbankbereich und Suchkriterienbereich ausgefüllt haben, können Sie die Datenbankfunktionen einsetzen.
Nachfolgend einige Beispiele. Nehmen wir an, Sie haben folgende Tabelle erstellt:
Hier können beispielsweise folgende Berechnungen durchgeführt werden:
DBANZAHL(A11:C16; ; A2:A3) ergibt 2. Hier wird die Anzahl aller Datensätze berechnet, bei denen gilt: Farbe = blau.
DBANZAHL(A11:C16; ; A6:B7) ergibt 3. Hier wird die Anzahl aller Datensätze berechnet, bei denen gilt: (Menge > 25 und Menge < 75).
DBANZAHL(A11:C16; ; A6:C8) ergibt 4. Hier wird die Anzahl aller Datensätze berechnet, bei denen gilt: (Menge > 25 und Menge < 75) oder (Farbe = rot).
DBSUMME(A11:C16; "Menge"; A2:A3) ergibt 150. Hier wird die Summe der Spalte "Menge" für die Datensätze berechnet, bei denen gilt: Farbe = blau.
DBSUMME(A11:C16; 1; A2:A3) ergibt 150. Diese Formel entspricht der obigen, denn statt der Bezeichnung der Spalte können Sie auch die Nummer der Spalte (innerhalb der Tabellenbereichs) angeben.