Sie können Dokumente vor unberechtigtem Lesen oder Speichern schützen, indem Sie diese mit einem Dokumentschutz – genauer gesagt einem Lese- und/oder Schreibschutz – versehen. Öffnen beziehungsweise Speichern eines geschützten Dokuments ist dann nur nach Eingabe des Kennworts möglich.
Beim Leseschutz wird das Dokument zusätzlich verschlüsselt, damit es auch mit anderen Programmen nicht eingesehen werden kann.
Um ein Dokument zu schützen, gehen Sie wie folgt vor:
| 1. | Rufen Sie den Ribbonbefehl Datei | Gruppe Dateiverwaltung | Eigenschaften  auf. |
| 2. | Wechseln Sie auf die Karteikarte Schutz. |
| 3. | Wählen Sie die gewünschte Art von Dokumentschutz (siehe unten). |
| 4. | Im Gegensatz zu Blattschutz und Arbeitsmappenschutz müssen Sie beim Dokumentschutz immer ein Kennwort vergeben. Tragen Sie nun also ein Lese- und/oder Schreibkennwort ein (mindestens 4, maximal 15 Zeichen). |
Wichtig: Wenn Sie ein Kennwort vergessen, kann das Dokument nicht mehr geöffnet beziehungsweise gespeichert werden. Es ist daher ratsam, sich das Kennwort zu notieren. Achten Sie dabei genau auf die Groß-/Kleinschreibung!
| 6. | Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das Lese- und/oder Schreibkennwort zur Kontrolle noch einmal eingeben müssen. |
| 8. | Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. |
| 9. | Speichern Sie das Dokument, damit die Änderungen wirksam werden. |
Zukünftig wird beim Öffnen dieses Dokuments automatisch das Kennwort erfragt. Wenn das richtige Kennwort angegeben wird, wird der Schutz vorübergehend außer Kraft gesetzt.
Arten von Dokumentschutz
Sie können im obigen Dialogfenster zwischen folgenden Arten von Dokumentschutz wählen:
▪Kein Schutz
| Das Dokument wird nicht geschützt. Dies ist die Standardeinstellung. |
▪Schreibschutz
| Beim Öffnen des Dokuments wird der Anwender dazu aufgefordert, das Schreibkennwort einzugeben. Das Dokument lässt sich nur dann speichern, wenn hier das korrekte Schreibkennwort angegeben wird. |
| Es ist jedoch auch ohne Kennwort noch möglich, das Dokument schreibgeschützt zum Lesen zu öffnen. Es kann dann aber nicht gespeichert werden – auch nicht unter einem anderen Namen. |
▪Leseschutz
| Versucht ein Anwender, das Dokument zu öffnen, wird er dazu aufgefordert, das Lesekennwort anzugeben. Wird ein falsches Kennwort eingegeben, lässt sich das Dokument nicht öffnen. |
| Das Dokument wird hierbei außerdem verschlüsselt gespeichert, damit es auch mit anderen Programmen nicht eingesehen werden kann. |
▪Schutz abhängig vom Kennwort
| Hier erscheinen beim Öffnen des Dokuments zwei Kennwortabfragen hintereinander. Erst wird nach dem Lesekennwort gefragt, dann nach dem Schreibkennwort. |
| Gibt der Anwender das Lesekennwort ein, darf er das Dokument öffnen, aber nicht speichern. |
| Gibt er zudem das Schreibkennwort ein, hat er vollen Zugriff, kann das Dokument also auch speichern. |
| Gibt er ein falsches Kennwort oder überhaupt nichts ein, wird der Zugriff auf das Dokument komplett verweigert. |
Verschlüsselungsmethode: "Höchste Kompatibilität" oder "Höchste Sicherheit"?
Bei Dokumenten mit Leseschutz oder einem Schutz abhängig vom Kennwort können Sie zusätzlich die gewünschte Verschlüsselungsmethode auswählen.
Hinweis: Diese Einstellung betrifft in erster Linie neu erstellte Dokumente. Beim Öffnen eines bestehenden verschlüsselten Dokuments wird die darin verwendete Verschlüsselungsmethode automatisch ermittelt und diese Einstellung dann entsprechend gesetzt.
Die Wahl der Verschlüsselungsmethode ist insbesondere für Dokumente im Microsoft Excel-Dateiformat (.xls und .xlsx) wichtig. Bei einigen alten Versionen von Microsoft Office lassen sich nämlich Dokumente, die mit der neuen Verschlüsselungsmethode "Höchste Sicherheit" verschlüsselt wurden, möglicherweise nicht öffnen.
Verfügbare Optionen:
▪Höchste Kompatibilität
| Beim Speichern des Dokuments wird eine alte Verschlüsselungsmethode verwendet, die von allen Versionen von Microsoft Office gelesen werden kann. Diese ist allerdings weniger sicher als die andere Methode. |
▪Höchste Sicherheit
| Es wird eine modernere und sicherere Verschlüsselungsmethode verwendet. Diese kann allerdings von einigen alten Versionen von Microsoft Office möglicherweise nicht gelesen werden. |
Ausführlichere Details zur derzeit gewählten Verschlüsselungsmethode werden im unteren Teil des Dialogfensters angezeigt.