Anmerkungen zum Textformat

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Anmerkungen zum Textformat

Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, können Sie mit PlanMaker auch reine Textdateien (unter anderem auch CSV-Dateien) öffnen und speichern:

▪Um eine Textdatei zu öffnen, rufen Sie mit dem Ribbonbefehl Datei | Öffnen (klicken Sie direkt auf das Symbol selbst) den Dateidialog auf, wählen einfach die gewünschte Datei und bestätigen das Öffnen.

▪Um ein Dokument als Textdatei zu speichern, rufen Sie den Ribbonbefehl Datei | Speichern unter auf, wählen bei Dateityp den Eintrag Textdatei, geben den gewünschten Dateinamen ein und bestätigen das Speichern.

In beiden Fällen erscheint daraufhin ein zusätzlicher Dialogfenster, in dem sich das Format der Textdatei genau festlegen lässt.

Das Dialogfenster enthält folgende Optionen:

Optionen beim Speichern einer Textdatei

Hinweis: Damit Sie erweiterte Einstellungen zum Dateiformat über das Dialogfenster vornehmen können (z.B. Trennzeichen festlegen), wählen Sie zum Speichern für Dateityp den Eintrag Textdatei/CSV-Datei mit zusätzlichen Einstellungen.

Wenn Sie ein Dokument als Textdatei speichern, können Sie in dem Dialogfenster die folgenden zusätzlichen Einstellungen vornehmen:

▪Zeichensatz

Hier können Sie festlegen, mit welchem Zeichensatz die Textdatei gespeichert werden soll.
Hinweis: PlanMaker schlägt automatisch einen geeigneten Zeichensatz vor. In der Regel können Sie diese Vorgabe übernehmen.

▪Datenformat

Hier können Sie einstellen, in welchem Format die Zellinhalte in der Textdatei gespeichert werden sollen. Folgende Optionen stehen zur Wahl:
Trennzeichen zwischen den Feldern: Hier werden die Zellinhalte jeweils durch ein bestimmtes Trennzeichen voneinander getrennt (z.B. einem Strichpunkt oder Tabulator, siehe unten "Trennzeichen").
Beispiel:
Peter;Müller-Lüdenscheidt;12345;Buxtehude
Thomas;Meier;54321;Neustadt
Feste Feldbreiten: Hier hingegen werden die Zellinhalte auf Spalten mit festen Breiten verteilt. Zwischenräume werden dabei mit Leerzeichen aufgefüllt.
Beispiel:

Peter

 

Müller-Lüdenscheidt

 

12345

 

Buxtehude

Thomas

 

Meier

 

54321

 

Neustadt

▪Tausendertrenner/Dezimaltrenner

Hier können Sie festlegen, welches Zeichen für den Export der Textdatei als Tausendertrenner/Dezimaltrenner für Zahlen verwendet wird.
Erläuterung: Der Dezimaltrenner ist das Zeichen, das man zwischen die Vor- und die Nachkommastellen einer Zahl setzt (z.B. das Komma in 17,50). Der Tausendertrenner ist das Zeichen, das zum Gruppieren langer Ziffern verwendet werden kann (z.B. die Punkte in 1.000.000). Für beide Trenner werden aber je nach Region auch abweichende Zeichen verwendet.
Möchten Sie andere Trenner für die exportierte Textdatei verwenden (z.B. 17.50 und 1,000,000), können Sie diese hier angeben.
Hinweis: Beachten Sie für den Tausendertrenner, dass Sie die Anzeige von Tausendertrennzeichen zuvor über das Zahlenformat aktiviert haben müssen, damit diese Zeichen nach dem Export auch in der Textdatei erscheinen.

▪Trennzeichen

Hier können Sie bestimmen, welches Trennzeichen PlanMaker verwenden soll, um die einzelnen Zellinhalte einer Zeile voneinander abzugrenzen (z.B. Strichpunkte oder Tabulatoren). Sie stellen hier also das Trennzeichen ein, sofern Sie oben die Option "Trennzeichen zwischen den Feldern" gewählt haben.

Hinweis: Das Trennzeichen sollte innerhalb der Zellinhalte natürlich nicht vorkommen, da PlanMaker dort sonst aus einer entsprechenden Zelle zwei Einträge machen würde.

▪Texterkennungszeichen

Beim Speichern kann PlanMaker auf Wunsch alle Zellen, die Text enthalten, mit einem bestimmten Zeichen umgeben (zum Beispiel Anführungszeichen).
Beim Öffnen einer Textdatei können Sie hier festlegen, ob Textbestandteile in der Datei mit solchen Texterkennungszeichen umgeben sind. Diese Zeichen werden dann beim Import nach PlanMaker entfernt.
Falls Sie das möchten, wählen Sie das gewünschte Zeichen aus der Liste. Ansonsten wählen Sie Keines.
Mit der Option Auto (nur beim Speichern) wird grundsätzlich kein Texterkennungszeichen gesetzt. Es sei denn, in einer Zelle tritt ein Zeilenumbruch oder bereits ein Anführungszeichen auf. Dann werden für diese Zellen zusätzliche Anführungszeichen zur Texterkennung gesetzt.

▪Zeilen beenden mit ...

Hier können Sie auswählen, welche Steuerzeichen am Ende jeder Zeile eingefügt werden sollen (um den Beginn einer neuen Zeile zu kennzeichnen).
Hinweis: PlanMaker schlägt automatisch geeignete Steuerzeichen vor. In der Regel können Sie diese Vorgabe übernehmen.
Folgende Optionen stehen zur Wahl:
CR+LF: Dies ist die empfohlene Einstellung für Windows.
LF: Dies ist die empfohlene Einstellung für Linux und Mac.
CR: Dieses Steuerzeichen war auf älteren Apple Mac-Systemen (vor macOS) üblich.

Optionen beim Öffnen einer Textdatei

Beim Öffnen einer Textdatei werden weitestgehend die gleichen Optionen angeboten wie beim Speichern. Verwenden Sie diese Optionen wie oben beschrieben, um PlanMaker mitzuteilen, welches Format die Textdatei hat, die geöffnet werden soll.

Einige Optionen gibt es beim Öffnen zusätzlich:

▪Datumsformat

Enthält Ihre Textdatei Datumswerte, können Sie hier entscheiden, ob die Bestandteile des Datums beim Import anders positioniert werden sollen. Wenn die Daten in Ihrer Textdatei etwa im Datumsformat MM.TT.JJJJ anstelle des üblichen TT.MM.JJJJ vorliegen, können Sie das hier angeben.
Beispiel:
Sie verwenden grundsätzlich das in Europa übliche Datumsformat, beispielsweise "20.12.2022". In Ihrer Textdatei sind die Datumswerte aber im US-Format "12.20.2022". Wählen Sie daher die Option "MTJ", um kenntlich zu machen, an welcher Position welche Bestandteile des Datums stehen. Nach dem Import wird das Datum in PlanMaker dann in Ihrem regionsspezifischen Format angezeigt – also "20.12.2022".
Beachten Sie allerdings, dass dazu im Vorschaufenster des Dialogfensters der Datentyp für diese Spalte von "Standard" auf "Datum" gesetzt werden muss (per Klick auf den Spaltenkopf).

▪Anzahl der Überschriftzeilen

Falls die Textdatei in den ersten Zeilen eine Überschrift (oder erläuternden Text o.ä.) enthält, können Sie hier einstellen, um wie viele Zeilen es sich handelt. PlanMaker verteilt diese Zeilen dann nicht auf mehrere Spalten, wie den Rest der Daten, sondern legt sie unverändert in jeweils einer Tabellenzelle ab.
Der Standardwert ist 0 (sprich: keine Überschriftzeilen vorhanden).

▪Dezimaltrenner/Tausendertrenner

Hier können Sie festlegen, welches Zeichen in Ihrer Textdatei als Dezimaltrenner/Tausendertrenner für Zahlen verwendet wird.
Erläuterung: Der Dezimaltrenner ist das Zeichen, das man zwischen die Vor- und die Nachkommastellen einer Zahl setzt (z.B. das Komma in 17,50). Der Tausendertrenner ist das Zeichen, das zum Gruppieren langer Ziffern verwendet werden kann (z.B. die Punkte in 1.000.000). Für beide Trenner werden aber je nach Region auch abweichende Zeichen verwendet.
Werden in Ihrer Textdatei nicht die in Ihrer Region üblichen Trenner verwendet, sondern andere Trenner (z.B. 17.50 und 1,000,000), können Sie diese hier angeben. Nach dem Import werden die Zahlen in PlanMaker dann mit den spezifischen Trennern Ihrer Region angezeigt (wie in den obigen Beispielen).

Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie nicht gleiche Zeichen für Dezimaltrenner/Tausendertrenner und für Trennzeichen (siehe unten) verwenden.

▪Trennzeichen (mehrere gleichzeitig auswählen möglich)

Bestimmen Sie hier, welches Trennzeichen in Ihrer Textdatei verwendet wird, um die einzelnen Zellinhalte einer Zeile voneinander abzugrenzen (z.B. Strichpunkte oder Tabulatoren).
Um bei komplexeren Textdateien die Trennung des Textes zu erleichtern, ist die gleichzeitige Auswahl verschiedener Trennzeichen möglich.

▪Datentyp im Vorschaufenster ändern

Im Vorschaufenster lässt sich durch Klicken auf den Spaltenkopf der Datentyp für jede Spalte festlegen. Sie können hier also bestimmen, in welchem Format die Zellen für die jeweilige Spalte in PlanMaker angezeigt werden sollen.
Stellen Sie beispielsweise den Datentyp einer Spalte auf "Text" um, damit Zahlen mit führenden Nullen (wie bei Telefonvorwahlen oder Postleitzahlen) beibehalten werden.
Oder stellen Sie bei Zahlen, die von Anführungszeichen umgeben sind und daher als Text interpretiert werden, das gewünschte Zahlenformat ein.

▪Erweiterte Zahlenauswertung

Wie oben beschrieben, können Sie über den Spaltenkopf im Vorschaufenster das gewünschte Format festlegen. Wenn Sie die Option "Erweiterte Zahlenauswertung" aktivieren, ist für bestimmte Zahlenformate, die als Text interpretiert werden, eine solche manuelle Anpassung in den meisten Fällen nicht mehr nötig. PlanMaker erkennt dann automatisch Zahlen oder Datumsangaben und wandelt diese von Text in ein geeignetes Zahlenformat um (Ausrichtung rechtsbündig).
Ist die Option deaktiviert, werden bestimmte Zahlenformate unter Umständen im Textformat angezeigt (Ausrichtung linksbündig). Sie können in diesem Fall die gewünschten Zahlenformate im Vorschaufenster manuell über die Spaltenköpfe einstellen.