Android/iOS: Die Funktion Portable Präsentation ist in diesen Versionen nicht verfügbar.
Aus verschiedenen Gründen ist es gelegentlich wünschenswert, eine Präsentation komplett mit allen zugehörigen Dateien weiterzugeben, damit sie auf einem anderen Rechner abgespielt werden kann, auf der kein SoftMaker-Office installiert ist. Dazu kann auch ein kostenloser Presentations-Betrachter im erstellten Datei-Paket mitgeliefert werden.
Mit dem Befehl Portable Präsentation können Sie alle für die Präsentation benötigten Dateien als Datei-Paket in einem Verzeichnis Ihres Rechners erzeugen und von dort aus auf CD/DVD übertragen. Haben Sie als Speichermedium einen USB-Stick zur Verfügung, können Sie das Datei-Paket gleich unmittelbar auf dem USB-Stick abspeichern.
Hinweis: Eine neu begonnene Präsentation muss zunächst gespeichert werden.
Gehen Sie zum Erstellen einer Portablen Präsentation folgendermaßen vor:
| 1. | Öffnen Sie Presentations und rufen Sie den Befehl Datei | Gruppe Dokument | Exportieren als  | Portable Präsentation auf. |
| 2. | Es erscheint ein Dialogfenster. |
| 3. | Wählen Sie im Bereich Zu kopierende Dateien die Dateien bzw. komplette Ordner aus, die Sie für Ihr Datei-Paket kopieren möchten. Dies können auch beliebige andere Dateiformate sein, die Sie gerne zusätzlich weitergeben möchten. |
| Mit den Pfeiltasten auf der linken Seite lässt sich die Reihenfolge der Einträge in der Liste noch ändern. Mit der Schaltfläche Löschen können Sie Dateien oder Ordner wieder aus der Liste entfernen. |
| 4. | Nehmen Sie im Bereich Optionen die gewünschten Einstellungen vor (siehe unten). |
| 5. | Geben Sie den Ausgabeordner an, in dem das erstellte Datei-Paket gespeichert werden soll. |
| 6. | Bestätigen Sie abschließend mit der Schaltfläche In Ordner kopieren. Das Datei-Paket wird nun im gewählten Verzeichnis erzeugt. |
Zum Starten der Präsentation führen Sie im Ausgabeverzeichnis einen Doppelklick auf die Batch-Datei play.bat aus.
Optionen für die Ausgabedateien festlegen
Folgende Einstellungen sind im Bereich Optionen des Dialogfensters Portable Präsentation verfügbar:
▪Presentations-Betrachter hinzufügen
| Wenn diese Option aktiviert ist, fügt Presentations dem Datei-Paket eine Betrachtungs-Software hinzu (eine vereinfachte kostenlose Variante von Presentations), mit der auch auf Rechnern ohne installiertes SoftMaker Office die Präsentation gestartet werden kann. |
| Ist die Option deaktiviert, kann die Präsentation auf einem Rechner ohne geeignete Software nicht ausgeführt werden. |
Mac-Version: Hier kann die Software zum Betrachten nicht hinzugefügt werden. Daher muss der Rechner, auf dem Sie die Präsentation starten, über eine geeignete Software verfügen.
▪Mediendateien einbeziehen
| Haben Sie Medienobjekte (Grafik, Klang oder Film) lediglich als Verknüpfung in die Präsentation eingefügt und nicht im Dokument abgelegt (siehe Abschnitt Medienobjekte einfügen), werden bei aktivierter Option Medienobjekte eigens mit kopiert. |
▪Dokument als Slideshow speichern
| Option aktiviert: Das Dokument wird als Bildschirmpräsentation gespeichert, so dass die Präsentation beim Öffnen gleich als "Slideshow" anläuft, siehe Abschnitt Präsentation starten. |
| Option nicht aktiviert: Das Dokument wird unverändert gespeichert. |
▪Verwendete Schriften kopieren
| Über diese Option können Sie festlegen, ob die im Dokument verwendeten Schriftarten für die Ausgabe eingebettet werden sollen. |
| Ist die Option eingeschaltet, wird die erzeugte Präsentation auf jedem Computer in den ursprünglich verwendeten Schriften angezeigt – auch wenn diese Schriften dort nicht installiert sind. Ist die Option hingegen ausgeschaltet, wird die Präsentation mit automatisch gewählten Ersatzschriften dargestellt. |
▪Eine Wiedergabeliste erstellen
| Option aktiviert: Es werden die Dateien play.bat und playlist.prl für das Datei-Paket erzeugt. Als Resultat kann man von der Batch-Datei (play.bat) aus die Präsentation starten. In der Wiedergabeliste (playlist.prl) wird die Reihenfolge der Dokumente gespeichert. |
| Option deaktiviert: Wiedergabeliste und Batch-Datei werden nicht erzeugt. Die Präsentation lässt sich dann nur noch unter Umgehung der oben beschriebenen Standard-Abläufe abspielen. |