Dokumentverwaltung > Sicherungskopien (Dateiversionen)

FreeOffice: Diese Funktionen sind in SoftMaker FreeOffice so nicht verfügbar. Hier können nur einfache Sicherungskopien angelegt werden, diese Einstellung finden Sie auf der Karteikarte Dateien.

Presentations legt auf Wunsch bei jedem Speichervorgang eine Sicherungskopie der vorherigen Version des Dokuments an. Sie können das Programm sogar anweisen, in regelmäßigen Zeitintervallen automatisch "Schnappschüsse" des Dokuments zu erstellen, während Sie aktuell daran arbeiten (ähnlich der geläufigen Funktion "Automatisches Wiederherstellen"). Auf diese Schnappschuss-Versionen können Sie später also auch dann zugreifen, wenn Sie das Dokument nicht mit dem Befehl Datei | Speichern per Hand abgespeichert haben.

Die Einstellungen dazu finden Sie im Dialogfenster des Befehls Datei | Einstellungen auf der Karteikarte Sicherungskopien. Wählen Sie hier, ob und wie Dateisicherungen angelegt werden sollen:

▪Ältere Versionen des Dokuments behalten (wenn Sie eine Datei per Hand speichern)

Es werden für jedes Dokument mehrere Generationen von Dateisicherungen angelegt. Diese werden allesamt in einem speziellen Backup-Ordner gespeichert.

Tipp: Ist diese Option gewählt, steht außerdem der Befehl Datei | Versionen

(in der Gruppe Dateiverwaltung) zur Verfügung, mit dem Sie bequem zu einer früheren Dateiversion des derzeit geöffneten Dokuments zurückkehren können (siehe unten "Wie verwende ich den Befehl Datei | Versionen?").

Mit dem Auswahlfeld Anzahl der zu behaltenden Versionen bestimmen Sie, wie viele Versionen von Sicherungen (= Generationen) maximal pro Dokument aufgehoben werden sollen.

▪Automatisch erzeugte Dateiversionen (automatische "Schnappschüsse")

Möchten Sie, dass schon während der Bearbeitung des Dokuments automatische "Schnappschüsse" zusätzlich als Sicherung angelegt werden, dann aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen. Im Auswahlfeld rechts davon legen Sie fest, in welchem zeitlichen Abstand die Schnappschüsse regelmäßig erstellt werden sollen.

Im Auswahlfeld darunter geben Sie an, wie viele Schnappschüsse Sie maximal aufheben möchten.

▪Ordner für Dateiversionen

Hier lässt sich der Pfad für den Backup-Ordner ändern, in dem alle Sicherungen abgelegt werden.

▪Schaltfläche "Bereinigen"

Diese Schaltfläche bietet zwei Optionen, um Dateisicherungen aus dem Backup-Ordner zu löschen:

Verwaiste Dateiversionen löschen entfernt alle Sicherungen von Presentations, bei denen das zugehörige Originaldokument nicht mehr existiert.

Dateiversionen aller Dokumente löschen entfernt sämtliche Sicherungen von Presentations.

Wie verwende ich den Befehl "Datei | Versionen"?

Wenn Sie das Anlegen von Dateisicherungen aktivieren (siehe oben), landen alle Sicherungen in einem speziellen Backup-Ordner. Dieser wird vom Programm automatisch verwaltet. Es wird nicht empfohlen, die Dateien in diesem Ordner manuell zu verschieben oder umzubenennen.

Um zu einer vorherigen Version eines Dokuments zurückzukehren, muss Sie dieser Ordner auch überhaupt nicht interessieren – denn es gibt hierfür einen eigenen Befehl: Datei | Versionen.

Mit diesem Befehl können Sie folgendermaßen zu einer vorherigen Version eines Dokuments zurückkehren:

1.	Öffnen Sie das gewünschte Dokument (falls es nicht bereits geöffnet ist).

2.	Rufen Sie den Ribbonbefehl Datei \| Gruppe Dateiverwaltung \| Versionen auf (klicken Sie direkt auf das Symbol selbst zum Öffnen des Versionsmanagers).

Tipp: Noch schneller gehen Sie vor, indem Sie nicht auf das Symbol selbst, sondern auf den Pfeil des Symbols für sein Menü klicken. Hier werden Ihnen die verfügbaren Sicherungen aufgelistet. Stellen Sie die gewünschte Version wieder her, indem Sie auf den Versionseintrag klicken – daraufhin wird die Version in einem neuen Dokumentfenster geöffnet.
Das Symbol rechts davon öffnet die Version hingegen im aktuellen Dokumentfenster (Achtung: Das momentan geöffnete Dokument wird dadurch mit einer älteren Version überschrieben).

Über den kleinen schwarzen Pfeil des Symbols Versionen gelangen Sie im erscheinenden Menü mit dem Eintrag Dateiversionen ebenfalls in den Versionsmanager, der Ihnen zusätzliche Details für den besseren Überblick bietet, siehe die folgenden Schritte 3. und 4.

Versionsmanager: Es erscheint ein Dialogfenster, der alle verfügbaren Sicherungen für das aktuelle Dokument auflistet. Finden Sie anhand der Zeitangaben die Version, die Sie wiederherstellen möchten, und wählen diese aus. Mit der Schaltfläche Vorschau können Sie sich eine Vorschau auf die gewählte Version anzeigen lassen.

Im Detail sehen Sie in der Liste des Versionsmanagers folgendes: Eine Sicherung für die Datei Test.prdx kann beispielsweise Test.prdx.135.prbak heißen. Es wird an den Dateinamen also immer eine laufende Nummer und die Erweiterung .prbak angehängt (und für Schnappschüsse wird zusätzlich ein "s" in die laufende Nummer eingefügt).

4.	Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen, wird die gewählte vorherige Version des Dokuments im aktuellen Fenster wiederhergestellt.

Achtung: Das aktuell geöffnete Dokument wird nun durch die gewählte vorherige Version ersetzt. Wenn Sie es jetzt speichern, überschreiben Sie also die aktuelle Version mit einer älteren Version!

Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche Als Kopie öffnen klicken. Diese öffnet die gewählte Dateiversion in einem neuen Dokumentfenster (anstatt das Dokument im aktuellen Fenster zu ersetzen). Dies ist nützlich, wenn Sie die aktuelle Version mit einer älteren Version vergleichen möchten.

Was aber mache ich, wenn ich die Originaldatei verloren habe?

Wenn die Originaldatei für ein Dokument einmal verlorengegangen sein sollte, weil sie beispielsweise gelöscht wurde, funktioniert die oben beschrieben Vorgehensweise nicht. Was nun?

Auch in diesem Fall können Sie noch immer auf die Sicherungskopien für das Dokument zugreifen (sofern diese nicht ebenfalls gelöscht wurden). Öffnen Sie dazu einfach die Sicherungskopie selbst.

Wo sich die Sicherungen befinden, können Sie im Dialogfenster von Datei | Einstellungen nachsehen. Auf der Karteikarte Sicherungskopien wird unten im Bereich Ordner für Dateiversionen der Dateipfad angezeigt. Standardmäßig ist dies ein Ordner namens Backup innerhalb des SoftMaker-Ordners.

Wenn Sie in Ihrem Dateibrowser eine Sicherung aus diesem Ordner aufrufen, wird zum Öffnen der Datei Presentations direkt gestartet. Die Schritte im Einzelnen:

1.	Navigieren Sie in Ihrem Dateibrowser (z.B. Windows-Explorer) zu dem Backup-Ordner.

Suchen Sie in diesem Ordner nach Dateien, deren Name mit dem Namen der Originaldatei beginnt. Eine Sicherung für die Datei Test.prdx kann beispielsweise Test.prdx.135.prbak heißen. Es wird an den Dateinamen also immer eine laufende Nummer und die Erweiterung .prbak angehängt (und für Schnappschüsse wird ein zusätzliches "s" in die laufende Nummer eingefügt).

Tipp: Je höher die laufende Nummer im Dateinamen, desto aktueller ist die Dateiversion.

3.	Doppelklicken Sie im Dateibrowser auf die Dateiversion, die Sie öffnen möchten.

4.	Presentations erkennt, dass Sie versuchen, eine Sicherung zu öffnen und fragt nach, was genau Sie nun tun möchten. Dazu erscheint ein Dialogfenster mit den folgenden Optionen:

Die Sicherungskopie öffnen: Öffnet die gewählte Dateiversion.

Den Versionsmanager aufrufen: Ruft wie der Befehl Datei | Gruppe Dateiverwaltung | Versionen den Versionsmanager auf. Dieser bietet dann alle verfügbaren früheren Versionen des Originaldokuments zur Wahl an. Die Bedienung dieses Befehls wurde weiter oben beschrieben.

Die Originaldatei öffnen: Öffnet die Originaldatei zu dieser Dateisicherung. (Dies funktioniert natürlich nur, wenn die Originaldatei noch existiert.)

5.	Treffen Sie Ihre Wahl, und klicken Sie dann auf OK.

Es sei noch einmal darauf hingewiesen, dass Presentations die Dateien im Backup-Ordner automatisch anlegt und verwaltet. Sie sollten daher keine Änderungen an diesen Dateien von Hand vornehmen, also beispielsweise Dateien umbenennen oder verschieben.

Wenn Sie mehr Platz auf dem Datenträger benötigen, können Sie jederzeit alle Dateien in diesem Ordner löschen, verlieren dadurch aber sämtliche Dateisicherungen.