FreeOffice: Das Drucken von Serienbriefen ist in SoftMaker FreeOffice nicht enthalten.
Fast täglich finden Sie Serienbriefe in Ihrem Briefkasten – zum Beispiel die scheinbar unvermeidbaren Reklameschreiben von Versandhändlern, Versicherungen etc. etc.
Ein Serienbrief – in die Felder {Vorname}, {Name1} etc. wird später die Adresse eingesetzt.
Natürlich lassen sich Serienbriefe auch für etwas Sinnvolles einsetzen. Wie würden Sie beispielsweise vorgehen, um alle Mitglieder eines Sportvereins schriftlich zu einem Treffen einzuladen? Normalerweise würden Sie den Brieftext tippen und in den Briefkopf die Adresse des ersten Mitglieds eintragen, ausdrucken. Dann die Adresse des nächsten Mitglieds einsetzen, ausdrucken usw.
Genau dieses Einsetzen der Adressen von Hand können Sie TextMaker übernehmen lassen, wenn Sie für die Einladung einen Serienbrief erstellen.
Prinzipiell gehen Sie dazu folgendermaßen vor (ausführliche Informationen folgen auf den nächsten Seiten):
| 0. | Sofern Sie die Adressen der Empfänger noch nicht in einer Datenbank erfasst haben, erstellen oder öffnen Sie eine Datenbank und tragen Sie die Adressen dort ein. |
| Zum Erstellen einer neuen Datenbank verwenden Sie in TextMaker beispielsweise den Ribbonbefehl Sendungen | Gruppe Empfänger | Datenbank auswählen | Neue Datenbank erzeugen oder den Ribbonbefehl Sendungen | Gruppe Datenbank | Neue Datenbank. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Neue Datenbank anlegen. |
| Zum Öffnen und Bearbeiten einer bestehenden Datenbank verwenden Sie in TextMaker beispielsweise den Ribbonbefehl Sendungen | Gruppe Datenbank | Datenbank bearbeiten. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Datenbank öffnen. |
| Tipp: Die mitgelieferte Datenbank addressbook.sqlite eignet sich sehr gut für das Erfassen von Adressen, Sie können aber jede beliebige Datenbank verwenden. |
| 1. | Beginnen Sie ein neues Dokument. |
| 2. | Mit dem Ribbonbefehl Sendungen | Datenbank auswählen | Vorhandene Datenbank verwenden  weisen Sie dem Dokument die Datenbank mit den Adressen zu. Das ist nötig, damit TextMaker weiß, welche Adressen er später einsetzen soll. |
| 3. | Verfassen Sie den Brieftext. |
| 4. | Fügen Sie an der Stelle, an der später die Adresse erscheinen soll, die entsprechenden Datenbankfelder für Name, Straße, Ort etc. ein. |
Verwenden Sie dazu den Ribbonbefehl Sendungen | Gruppe Einfügen | Datenbankfeld  . |
| 5. | Falls Sie nicht alle Adressen anschreiben wollen: Öffnen Sie das Datenbankmodul mit dem Ribbonbefehl Sendungen | Gruppe Empfänger | Empfänger auswählen und selektieren Sie alle Adressen, die angeschrieben werden sollen. |
| 6. | Drucken Sie den Brief mit dem Ribbonbefehl Datei | Gruppe Drucken | Serienbrief aus. |
Beim Drucken ersetzt TextMaker die Datenbankfelder durch die Daten aus der Datenbank – Datensatz für Datensatz. Dabei werden für den ersten Brief die Daten des ersten Datensatzes genommen, für den zweiten Brief die Daten des zweiten Satzes usw.
Die folgenden Seiten beschreiben die erforderlichen Schritte vom Erstellen eines Serienbriefs bis hin zum Ausgeben des fertigen Dokuments ausführlich. Folgende Themen werden darin behandelt:
▪Dokumenten eine Datenbank zuordnen
▪Testdatensatz im Text anzeigen lassen
▪Datensätze für den Serienbriefdruck wählen