Grundsätzlich gilt für Pivot-Tabellen folgendes: Fügen Sie der Quelltabelle nachträglich neue Daten hinzu, hat das zunächst keinen Einfluss auf die Pivot-Tabelle. Durch die Standardwerte von PlanMaker für Pivot-Tabelleneinstellungen (siehe Abschnitt Pivot-Tabelleneinstellungen, Karteikarte Daten) sind die Daten der ursprünglichen Quelltabelle nach dem initialen Erstellen der Pivot-Tabelle in einem internen Pivot-Cache gespeichert. Auf die Daten aus dem Cache greift die Pivot-Tabelle zu.
Erst durch das Daten aktualisieren wird der Pivot-Cache überschrieben und die Pivot-Tabelle auf den neuesten Stand gebracht:
In den Pivot-Tabelleneinstellungen, Karteikarte Daten finden Sie die Option Beim Öffnen der Datei automatisch aktualisieren. Durch Aktivieren der Option wird der Pivot-Cache regelmäßig gleich beim Öffnen der Datei mit den aktuellen Daten des Quellbereichs überschrieben. Wenn Sie nach dem Öffnen zunächst noch mit Ihren alten Pivot-Daten weiterarbeiten möchten, lassen Sie die Option deaktiviert.
Sie können jederzeit manuell durch Betätigen der Schaltfläche Daten aktualisieren Ihre Pivot-Tabelle auf den neuesten Stand bringen.
Bitte beachten Sie: Durch das Aktualisieren der Daten mit der Schaltfläche Daten aktualisieren oder mit der Option Beim Öffnen der Datei aktualisieren wird der Pivot-Cache durch aktualisierte Quelldaten ersetzt und damit auch die bisherigen Daten in Ihrer Pivot-Tabelle überschrieben.
Schaltfläche "Daten aktualisieren"
Sie finden die Schaltfläche Daten aktualisieren unterhalb des Bereicheabschnitts in der Feldliste.
Je nachdem, auf welche Weise Sie dem Quelldatenbereich neue Daten hinzufügt haben, wirkt sich das beim Aktualisieren unterschiedlich auf die Pivot-Tabelle aus:
▪Wenn Sie Daten innerhalb des Quelldatenbereichs überschreiben, werden die geänderten Daten in der aktualisierten Pivot-Tabelle berücksichtigt.
▪Wenn Sie eine neue Zeile oder Spalte innerhalb des Quelldatenbereichs einfügen, wird der Datenbereich nicht automatisch erweitert. Die aktualisierte Pivot-Tabelle berücksichtigt folglich nur die Daten, die im bisherigen Quelldatenbereich liegen. Sie müssen den Quelldatenbereich also neu anpassen (siehe unten "Quelldatenbereich ändern").
| Gleiches gilt, wenn Sie eine neue Zeile oder Spalte am Ende des Quelldatenbereichs hinzufügen. |
Tipp: Verwenden Sie für Ihre Quelldaten eine dynamische Tabelle (siehe Tabellen in Arbeitsblättern). In diesen Tabellen wird der Quelldatenbereich beim Einfügen neuer Datensätze automatisch erweitert, sodass sie bei der Aktualisierung der Pivot-Tabelle berücksichtigt werden.
Alle Pivot-Tabellen aktualisieren
Wenn Sie alle vorhandenen Pivot-Tabellen aktualisieren wollen – auch mit unterschiedlichen Quellbereichen – dann verwenden Sie den Ribbonbefehl Formeln | Gruppe Aktualisieren | Daten aktualisieren | Pivot-Tabellen aktualisieren.
iOS: In dieser Version ist der Befehl zum Ändern des Quelldatenbereichs nicht frei verfügbar.
Haben sich Ihre Quelldaten insoweit verändert, dass sie nicht mehr dem ursprünglichen Quellbereich der Pivot-Tabelle entsprechen (neue Datensätze wurden eingefügt/angefügt oder die Datei mit importierten Daten wurde verschoben), muss der referenzierte Datenbereich für die Quelldaten geändert werden.
Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
| 1. | Setzen Sie den Mauszeiger in den Pivot-Tabellen-Bericht. |
| 2. | Rufen Sie erneut den Ribbonbefehl Einfügen | Gruppe Tabellen | Pivot-Tabelle  auf. |
| Alternativ: Auf der Ribbonkarte Daten | Gruppe Analyse | Pivot-Tabelle oder ganz einfach über das Kontextmenü durch Rechtsklick in den Pivot-Tabellen-Bericht mit dem Befehl Pivot-Tabellenbereiche ändern. |
| 3. | Es erscheint ein Dialogfenster, das dem Erstellen einer neuen Pivot-Tabelle entspricht, mit einem Unterschied: Die Schaltfläche Einfügen heißt hier Ändern. Außerdem wird direkt im Arbeitsblatt mit den Quelldaten der ursprünglich referenzierte Quellbereich mit einem blauen Rand markiert. |
| 4. | Geben Sie im Dialogfenster den neuen Datenbereich in das Eingabefeld (Quellbereich) ein, voreingestellt ist der bisherige Quellbereich. Alternativ ist es möglich, den gewünschten Quellbereich mit der Maus aufzuziehen, wenn Sie das Arbeitsblatt mit den Quelldaten vor sich haben. Greifen Sie hierzu mit der linken Maustaste die blaue Markierung am rechten unteren Rand. |
| Hinweis: Für externe Daten ist die Anpassung nur im Eingabefeld (Quellbereich) möglich. |
| 5. | Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ändern. Zuvor können Sie im unteren Eingabefeld noch eingeben, ob Sie möglicherweise auch den Zielbereich an eine andere Stelle verschieben wollen, voreingestellt ist der bisherige Zielbereich. |