TextMaker zeigt in den Text eingefügte Datenbankfelder normalerweise in Form des Feldnamens in geschweiften Klammern an – zum Beispiel:
{Name}
Um zu sehen, wie der Serienbrief beim Ausdruck tatsächlich aussehen wird, können Sie TextMaker anweisen, statt der Feldnamen die Feldinhalte aus einem beliebigen Satz der Datenbank anzuzeigen. Voraussetzung ist dabei, dass dem Dokument mit dem Ribbonbefehl Sendungen | Datenbank auswählen | Vorhandene Datenbank verwenden bereits eine Datenbank zugewiesen wurde.
Ist dies geschehen, wenden Sie sich auf der Ribbonkarte Sendungen der Befehlsgruppe Datensatz zu (siehe Abbildung unten): Schalten Sie hier die Option Datensatz des Serienbriefs anzeigen ein, um sich die Feldinhalte der Datensätze anzeigen zu lassen.
Wichtig: Vergewissern Sie sich, dass die Schaltfläche Feldnamen in der Gruppe Felder nicht eingeschaltet ist (aktivierte Option ist am dunkleren Grau der Schaltfläche zu erkennen). Diese Option ist dafür zuständig, zwischen der Anzeige nur der Feldnamen oder Anzeige der Feldinhalte umzuschalten.
Befehlsgruppe "Datensatz" für Serienbriefe verwenden
Die Anzeige von Testdatensätzen lässt sich komfortabel mit dem Eingabefeld auf der Ribbonkarte Sendungen | Gruppe Datensatz steuern.
Nachdem Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Datensatz des Serienbriefs anzeigen gesetzt haben, können Sie das darunter befindliche Eingabefeld wie folgt verwenden:
▪Klicken Sie auf die Pfeilchen nach links oder rechts, um von Datensatz zu Datensatz zu blättern. (Möchten Sie nur zwischen den selektierten Datensätze blättern, verwenden Sie die inneren Pfeilchen.)
▪Oder tragen Sie in das Eingabefeld die Nummer des Datensatzes ein, der angezeigt werden soll, und drücken Sie die Eingabetaste↵.
▪Wenn Sie statt des Testdatensatzes wieder die Feldnamen sehen möchten, schalten Sie die Option Datensatz des Serienbriefs anzeigen wieder aus, indem Sie den Haken entfernen.
Hinweis: Die Einstellungen, die Sie hier aktiviert haben, werden auch direkt in der Karteikarte "Ansicht" des Dialogfensters Datei | Eigenschaften übernommen. Hier lässt sich die Anzeige von Datensätzen und Feldnamen ebenfalls einstellen.
Tipp: Rufen Sie jetzt den Befehl Sendungen (bzw. Datei) | Gruppe Drucken | Serienbrief auf, werden nach wie vor Serienbriefe mit allen selektierten Datensätzen ausgedruckt. Beim Befehl Datei | Drucken hingegen druckt TextMaker nur einen einzigen Brief mit der Adresse, die Sie oben ausgewählt haben.
Um bestimmte Datensätze für den Serienbrief zu selektieren, öffnen Sie das Datenbankmodul mit dem Ribbonbefehl Sendungen | Gruppe Empfänger | Empfänger auswählen. Mehr dazu lesen Sie bitte im Abschnitt Datensätze für den Serienbriefdruck wählen.