Arbeiten mit umfangreichen Dokumenten

Neben Querverweisen (siehe vorherige Seiten) können Sie auch sogenannte Vorlagenverweise in den Text einfügen.

Ein Vorlagenverweis ist ein Feld, das folgendermaßen funktioniert: Es durchsucht das Dokument von seiner Position aus rückwärts nach Text in einer von Ihnen ausgewählten Formatvorlage – und zeigt diesen Text dann an.

Das klingt erst einmal wenig hilfreich, lässt sich aber beispielsweise wie folgt sinnvoll einsetzen:

Umfangreiche Dokumente versieht man in der Regel mit einer Gliederung, also Überschriften in mehreren Ebenen. Der einfachste Weg, dies zu erreichen, ist das Formatieren der Überschriften in den vorgefertigten Absatzvorlagen "Überschrift 1", "Überschrift 2" etc. Fügen Sie nun an einer beliebigen Textstelle ein Vorlagenverweis-Feld ein und lassen dieses z.B. nach der Vorlage "Überschrift 1" suchen, findet das Feld automatisch die für diese Textstelle gültige Hauptüberschrift und zeigt diese an.

Besonders häufig werden solche Felder dementsprechend in den Kopf- oder Fußzeilen von Büchern und anderen umfangreichen Dokumenten verwendet, um dort die aktuelle Kapitelüberschrift auszugeben.

Einfügen eines Vorlagenverweis-Feldes

Um ein Vorlagenverweis-Feld in den Text einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1.	Setzen Sie die Schreibmarke an die Textstelle, an der Sie den Verweis einfügen möchten.

2.	Klicken Sie auf der Ribbonkarte Verweise \| Gruppe Felder \| Feld auf den Pfeil des Symbols.

3.	Klicken Sie im erscheinenden Menü auf den Eintrag Vorlagenverweis und wählen im Untermenü die Formatvorlage aus, nach der gesucht werden soll.

Alternativ klicken Sie in diesem Menü auf den Eintrag Weitere (bzw. auf das Symbol Feld selbst), um das Dialogfenster mit weiteren Optionen zu öffnen (siehe unten).

4.	Nur im Dialogfenster: Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen.

TextMaker fügt das Vorlagenverweis-Feld nun in den Text ein.

Das Feld sucht automatisch nach Text, der in der gewählten Formatvorlage formatiert wurde – und zwar rückwärts (zum Beginn des Dokuments hin). Wird in dieser Richtung nichts gefunden, wird außerdem noch vorwärts (zum Ende des Dokuments hin) gesucht.

Sobald Text gefunden wird, der in der gesuchten Vorlage formatiert ist, zeigt das Feld diesen Text an. Hatten Sie also beispielsweise die Absatzvorlage "Überschrift 1" gewählt, zeigt das Feld die aktuelle Hauptüberschrift für den Textabschnitt an, in den das Feld eingefügt wurde. (Dies setzt natürlich voraus, dass alle Überschriften in dem Dokument mit der Absatzvorlage "Überschrift 1" formatiert wurden.)

Falls nichts gefunden wird, zeigt das Feld die Fehlermeldung "Vorlagenverweis: Keinen passenden Text gefunden!". Überprüfen Sie dann, ob Sie nach der richtigen Formatvorlage suchen und ob auch tatsächlich Text existiert, der in dieser Vorlage formatiert wurde.

Optionen des Dialogfensters

In dem Dialogfenster gibt es folgende Optionen:

▪Vorlage

In dieser Liste wählen Sie, nach welcher Formatvorlage gesucht werden soll.

▪Nach Zeichenvorlagen suchen

Üblicherweise lässt man Vorlagenverweis-Felder nach Absatzvorlagen suchen. Sie können allerdings auch nach Zeichenvorlagen suchen lassen, indem Sie diese Option aktivieren. In der Liste Vorlage werden dann nicht mehr Absatzvorlagen sondern Zeichenvorlagen aufgelistet.

▪Seite von unten durchsuchen

Betrifft nur Vorlagenverweis-Felder, die in Kopf- oder Fußzeilen eingefügt wurden, da diese eine besondere Suchreihenfolge verwenden:

Zunächst wird nur die aktuelle Seite nach Text in der gewählten Vorlage durchsucht – und zwar in folgender Richtung:

Ist diese Option ausgeschaltet, wird die Seite von oben nach unten durchsucht.

Ist diese Option eingeschaltet, wird die Seite von unten nach oben (rückwärts) durchsucht.

Danach wird die Suche, unabhängig von dieser Option, "normal" fortgeführt: Es werden also erst die Seiten vor der aktuellen Seite (rückwärts) durchsucht. Wird nichts gefunden, werden auch die Seiten hinter der aktuellen Seite (vorwärts) durchsucht.

▪Absatznummer einfügen

Ist diese Option aktiviert, liefert das Vorlagenverweis-Feld nicht mehr den Text, der in der gesuchten Vorlage formatiert ist, sondern dessen Nummerierung.

(Dies funktioniert natürlich nur, wenn der gefundene Text mit einer Nummerierung versehen wurde. Siehe dazu Abschnitte Automatische Nummerierung beziehungsweise Überschriften nummerieren.)

▪'Oben' oder 'Unten' einfügen

Ist diese Option aktiviert, liefert das Vorlagenverweis-Feld nicht mehr den Text, der in der gesuchten Vorlage formatiert ist, sondern lediglich die Positionsangabe "oben" oder "unten":

Befindet sich die Fundstelle oberhalb des Felds, liefert das Feld den Text "oben".

Befindet sich die Fundstelle unterhalb des Felds, liefert es den Text "unten".

Auf diese Weise lassen sich Verweise wie "siehe oben" beziehungsweise "siehe unten" einfügen.

Aktualisieren von Vorlagenverweis-Feldern

Wie alle Arten von Feldern werden auch Vorlagenverweis-Felder vor dem Drucken des Dokuments automatisch aktualisiert. Auf Wunsch können sie mit dem Ribbonbefehl Verweise | Gruppe Felder | Felder aktualisieren auch manuell aktualisiert werden. Allgemeine Informationen zum Arbeiten mit Feldern finden Sie im Kapitel Felder.